Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация ГСМ: что это такое, кому и как ее выплачивают». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.
Бухгалтерский и налоговый учет
|
Дебет |
Кредит |
Операция |
|---|---|---|
|
20, 25, 26, 44 |
73 |
Компенсация начислена и учтена в расходах |
|
73 |
50, 51 |
Выплачено возмещение издержек |
Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля
Работник, согласившийся эксплуатировать свой личный транспорт по поручению работодателя, может быть уверен в том, что компенсация будет ему выплачена, если наниматель позаботился о формировании пакета документов, включающего в себя:
| № п/п. | Документ | Подробные сведения |
| 1 | Копия свидетельства о регистрации транспортного средства | Данный документ обязан присутствовать, поскольку у работодателя будут проблемы с контролирующими органами, если окажется, что автомобиль не принадлежит сотруднику. |
| 2 | Соглашение между сотрудником и нанимателем об эксплуатации личного авто работника в служебных целях | ● Если условия об использовании своего ТС были оговорены в момент приема на работу, можно включить текст соглашения в трудовой договор.
● Если необходимость в эксплуатации личного транспорта сотрудника возникла уже в период работы, соглашение оформляется как приложение или дополнение к трудовому соглашению. |
| 3 | Документы учета служебных поездок
(если работодатель использует собственные бланки для оформления документов учета служебных поездок, формы должны быть утверждены в составе учетной политики, а на таких формах должны присутствовать все реквизиты первичного документа) |
● Маршрутные листы, журнал учета служебных поездок и любые иные документы – если компенсация выплачивается в фиксированном размере, без принятия во внимание “пробега в служебных целях”.
● Путевой лист – если расходы возмещаются исходя из “служебного” пробега (показания можно снимать с одометра, с GPS-навигатора). |
| 4 | Платежные документы
(накладные, квитанции, чеки об оплате ГСМ, автостоянки, техобслуживания, автомойки и т.д.) |
Расходы на ГСМ могут компенсироваться на основании:
● норм Минтранса; ● норма расхода горюче-смазочных материалов в тех. документации ТС; ● фактического расхода ГСМ на 100 километров пробега “по служебным нуждам”. |
| 5 | Расчет суммы компенсации | Правила исчисления суммы возмещения могут указываться в:
● методике, составленной работодателем; ● тексте соглашения об эксплуатации личного транспорта сотрудника. Величина возмещения может быть прописана в: ● трудовом договоре, дополнении к договору, дополнительном соглашении (если размер компенсации фиксированный); ● расчетном листке (калькуляции, расчете); ● приказе. |
Бухгалтерский учет и проводки
Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.
Компенсация ГСМ, проводки:
Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:
Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.
Когда денежное возмещение облагается налогом?
Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством. Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения. Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:
Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;
Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.
Основания для использования личного автомобиля в рабочих целях
Потребность использования автомобиля сотрудника возникает при разъездном характере обязанностей и отсутствии на предприятии достаточного парка транспортных средств (ТС). Возможность перемещения по служебным заданиям на собственном ТС достигается соглашением между руководителем и сотрудником. Работодатель должен издать письменное распоряжение с указанием:
- Характеристик работ, для исполнения которых требуются перемещения. Законодательством не определена частота или продолжительность выездов для определенных видов работ. Работодатель устанавливает график самостоятельно.
- Перечня должностей, при занятии которых необходима работа вне офиса.
- Видов затрат, оплачиваемых работнику.
Необходимость перемещений для ряда работ должна быть связана с регулярным исполнением должностных обязанностей и не носить случайный характер.
Пример об отказе в покрытии затрат. Работнику компании в соответствии с должностной инструкцией вменена ежемесячная обязанность по проверке филиала предприятия. Для перемещения в командировке сотрудник использовал личный транспорт. В просьбе о ежемесячном покрытии расходов лицу было отказано. Расходы на ГСМ по разовым командировкам работнику оплачиваются по авансовому отчету на основании кассовых чеков АЗС.
Особенности бухучета, или «Любимое» ПБУ 18
Что касается бухучета, то согласно ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) компенсацию включают в расходы в полном объеме на дату начисления. В налоговом же учете ее относят на расходы (в пределах «прибыльных» норм) на дату выплаты. Нередко компании начисляют компенсацию в одном месяце, а выплачивают в следующем. Это ведет к появлению вычитаемой временной разницы (ВВР) и, как следствие, отложенного налогового актива (ОНА). Эти ВВР и ОНА погашаются на момент выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02, утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н).
Кроме того, если компенсация превысит «прибыльный» лимит (что случается почти у всех), образуется постоянная разница и, соответственно, постоянное налоговое обязательство (ПНО).
Размер возмещения сотруднику за личное авто не регламентирован на законодательном уровне. Статья 188 ТК РФ указывает, что условия о компенсации за использование транспорта стороны трудового договора согласовывают самостоятельно. Договориться следует:
- о выплатах за эксплуатацию транспорта в служебных целях;
- обязанности платить за амортизацию транспортного средства;
- издержках на покупку топлива и иных материалов;
- суммах возмещения на ремонт, который потребовался в результате использования личного имущества в рабочее время.
По первой и второй позициям целесообразно установить платежи в фиксированном размере, но в законодательстве не прописана такая обязанность сторон.
Расходы на ГСМ и ремонт следует компенсировать в фактически понесенных объемах. Дополнительно стоит указать, как работнику подтвердить расходы на топливо и ремонт автомобиля, какие предоставить подтверждающие документы, в каких случаях расчет компенсации ГСМ не ведется и возмещение не положено.
Бухгалтерский учет компенсации
Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).
Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.
Пример соответствующего расчета
Примером подлежащей выплате компенсации может служить такой расчет.
Предприятие ООО «Ареал», специализирующееся на торговле, заключило с сотрудником предприятия соглашение об использовании его транспорта в июне 2020 года. За этот месяц фактически транспортное средство эксплуатировалось двенадцать дней. Так как объем двигателя автомобиля превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.
Расчет производится следующим образом:
1. Расчет ежедневной компенсации:
3 000 рублей / 22 рабочих дня = 136,37 рублей.
2. Расчет суммы выплаты по итогу месяца:
136,37 рублей × 12 дней эксплуатации = 1 636, 44 рублей.
Дата составления дайджеста — 18.11.2013
В современных реалиях одним из условий быстроты и мобильности работы любой организации является использование транспорта. Между тем не каждая организация может позволить себе его покупку. Среди основных способов решения этой проблемы – использование автомобилей работников c выплатой компенсации или аренда транспорта у сотрудников. Казалось бы, выплатить компенсацию или арендовать у сотрудника автомобиль — дело обычное. Однако налоговые и юридические последствия таких выплат работникам вызывают множество вопросов у бухгалтеров. В данном выпуске мы расскажем о том, как грамотно арендовать автомобиль сотрудника, а также возместить сотруднику его затраты по использованию личного автотранспорта в интересах организации, какие тонкости и нюансы нужно учесть при этом.
Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может различными способами:
- выплачивать сотруднику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору;
- арендовать у работника автомобиль;
- заключить договор на оказание транспортных услуг;
- возможна также и передача машины в безвозмездное пользование или лизинг.
В данном выпуске мы предлагаем разобраться в порядке выплаты сотруднику компенсации за использование и износ личного автомобиля, а также в особенностях учета по договору аренды транспортного средства у сотрудника.
1.Выплата компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях.
Если работа сотрудника связана со служебными поездками и он с согласия или ведома работодателя использует собственный автомобиль, работодатель выплачивает ему компенсацию за использование автотранспорта, а также возмещает расходы на ГСМ, техническое обслуживание и др. Следует различать компенсацию за использование личного автотранспорта в служебных целях и расходы, связанные с использованием личного автотранспорта. Так, к компенсации относят выплаты за сам факт использования работником личного имущества, а к расходам, связанным с использованием личного транспорта, относятся расходы на ГСМ, ремонт и др. Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами (ст. 421 ГК РФ). Общий размер компенсации должен быть прописан в отдельном соглашении к трудовому договору. Это требование содержится в статье 188 Трудового кодекса.
Для выплаты компенсации:
- Работник должен согласовать выплату компенсации с руководством;
- Работник должен написать заявление в бухгалтерию организации на ежемесячную выплату соответствующей компенсации;
- Работник обязан представить заверенную копию техпаспорта;
- Работник должен подтвердить, что имущество принадлежит ему именно на праве собственности.
Выплаты осуществляются на основании приказа руководителя.
Кроме того, чтобы подтвердить использование транспорта в служебных целях, работнику необходимо вести учет служебных поездок в путевых листах и представить работодателю и чеки на покупку горюче-смазочных материалов.
Определяем размер компенсации
Бухгалтерами, осуществляющими расчет и перечисление компенсации работнику, будет браться в расчет величина выплат, указанная в соглашении. Учитываются документально подтвержденные затраты.
Например, трудовым соглашением предусмотрена ежемесячная сумма компенсации в размере 6000 рублей. Затраты на бензин оплачиваются отдельно. Сотрудник ежемесячно предоставляет в бухгалтерию чеки на покупку бензина на заправочных станциях. Таким образом, к ежемесячной выплате 6000 рублей добавляется сумма затрат на бензин. Итоговая сумма и будет перечислена работнику в качестве компенсации.
При наличии в месяце отпускных дней, сумма ежемесячной фиксированной компенсации будет уменьшена исходя из количества дней отпуска. Не будет выплачена компенсация и за время нахождения на больничном.
Учет компенсации при расчете прибыли предприятия
Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).
При учете расходов ⇓
- Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
- Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
- Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
- Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
- Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.
Особенности возмещения расходов при использовании в работе своей машины
Для начала нужно помнить, что компенсируют такие расходы только тем, кто активно использует в своей работе автомобиль. Это касается как командировок, так и разъездов в течение рабочей смены.
Для того чтобы получить компенсацию, необходимо написать работодателю заявление. К нему необходимо приложить все документы на машину. Придется составлять путевки (Минфин все – таки на этом настаивает) и собирать чеки на все понесенные расходы.
Окончательную сумму денежного возмещения за понесенные затраты определяет руководитель организации по согласованию с работником.
Для того чтобы использовать свою машину в работе и получать компенсацию, необходимо издать приказ.
Если автомобиль зарегистрирован не на работника, а на другое лицо, то его можно использовать по доверенности. На компенсацию это никак не повлияет.
Образец служебной записки на компенсацию затрат
Оплата затрат на ГСМ и компенсация других расходов, понесенных в ходе эксплуатации собственного автомобиля в рабочих целях, производится на основании поданной служебной записки на имя руководителя.
ТК не предъявляет особых требований к оформлению документа — его можно написать или напечатать на листе А4 с указанием таких данных:
- сведения о работодателе;
- информация о работнике;
- краткое описание автомобиля, регистрационный номер;
- количество служебных поездок за последний месяц;
- значения тахометра машины на начало месяца и на дату подачи заявления;
- сумма затрат с подтверждающими документами (чеки, квитанции, выписки, путевые листы и т.д.);
- сумма к выплате;
- дата составления заявления;
- собственноручная подпись заявителя.
Нормы покрытия расходов в 2021 году
Законодательством в ПП от 08.02.2002 № 92 установлены компенсируемые нормы расходов. Размер сумм возмещения расходов в 2020 году определяется типом ТС и его техническими показателями. Суммы, выплачиваемые лицам сверх норм, не принимаются в расходах предприятия, учитываемых при определении базы налогообложения прибылью.
| Тип ТС, объем двигателя | Норма возмещения, рубли |
| Легковой тип а/м с объемом двигателя до 2 тысяч куб. см | 1 200 |
| Легковой тип а/м с объемом свыше 2 тысяч куб. см | 1 500 |
| Грузовой тип а/м | Ограничение отсутствует |
| Мотоцикл | 600 |
Выплачиваемая работнику сумма не зависит от числа дней в месяце. В процессе исполнения обязанностей расходы работника могут превысить размер возмещения. Оспорить фиксированную величину, указанную в соглашении или приказе, работник не сможет. Соглашение о предоставлении в любой момент может быть расторгнуто в одностороннем порядке. Для исключения условия о привязке расходов к норме возмещения на предприятиях оформляют договор аренды ТС с включением в размер платы всех затрат.