Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Запись о приеме директора в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Редкой ситуацией в работе кадровых служб становится работа генерального директора по совместительству. Действующее российское законодательство допускает такую возможность для любого гражданина вне зависимости от уровня занимаемой должности.
Правила внесения записей о назначении/избрании генеральным директором
Новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, установлены правила внесения записей о приеме на работу, избрании, назначении на должность. Согласно п. 10 Порядка в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Ниже, под заголовком указываются:
-
в графе 1 — порядковый номер вносимой записи,
-
в графе 2 — дата приема на работу,
-
в графе 3 — запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации,
-
в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Увольнение в порядке перевода
- В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
- В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
- В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
- В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
- В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
- Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
- В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.
Приказ на прием директора
Для найма директора необходимо оформить приказ по форме Т-1. Документ оформляется в трехдневный срок с даты подписания трудового соглашения.
Приказ о приеме издает кадровая служба. В него можно добавить строку с указанием реквизитов документа, по которому директор назначен на должность.
Основанием для его оформления служит трудовое соглашение. Директор должен ознакомиться с приказом в трехдневный срок с начала своей трудовой деятельности. Он подписывает приказ дважды: как сотрудник и как директор предприятия.
Впервые зарегистрированная фирма приказ оформляет после получения регистрационных бумаг, а при смене или переизбрании директора — после подписания Протокола собрания.
Если в штате фирмы нет должности главного бухгалтера, то в приказе возлагают его обязанности на руководителя.
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
-
В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Запись в трудовой о приеме гендиректора на работу
Прием директора (образец записи в трудовой книжке приведен ниже) оформляется следующим образом:
- В 1-й графе указывают порядковый номер записи.
- Во 2-й графе указывают дату (число, месяц и год), с которой руководитель приступил к выполнению должностных обязанностей.
- В 3-й графе сначала прописывают наименование юридического лица (можно поставить штамп). Затем указывают сведения о приеме на работу. Запись, к примеру, может выглядеть так: «Избран на должность генерального директора» или «Принят на должность генерального директора».
- В 4-й графе прописывают реквизиты документа-основания. К примеру: «Приказ от 17.09.2018 № 365-ок» или «Решение общего собрания участников ООО «Инвестгрупп» от 25.09.2018 № 14».
Если нанятый сотрудник является внешним совместителем, эту информацию можно указать в трудовой книжке по его желанию. Запись будет выглядеть так: «Принят по совместительству на должность директора Общества с ограниченной ответственностью «Максимум» (ООО «Максимум»).
Указание документа-основания имеет свои особенности:
- в графе № 3 указывается «Назначен…» когда документом-основанием является приказ;
- в графе № 3 указывают «Избран…» когда основанием выступает решение об избрании или протокол общего собрания участников, совета директоров и т.п.
Заполнение трудовой книжки: общие правила
При оформлении трудовой книжки генерального директора (образец будет представлен далее) необходимо придерживаться общих правил:
- все записи делать черными, фиолетовыми или синими чернилами;
- допускается использование перьевых, гелевых и шариковых ручек;
- текст каждой записи должен соответствовать документу (приказу, решению), на основании которого она была сделана;
- сокращения не допускаются;
- даты следует указывать в формате дд.мм.гггг;
- исправления и зачеркивания запрещены, если необходимо внести изменения в отношении какой-либо записи – в столбце №3 прописывают «Запись №… недействительна»; после этого указывают правильные сведения;
- записи в трудовую книжку вносятся на русском языке, а также могут дополнительно вестись на языке республики в составе РФ, если там применяется наряду с русским свой государственный язык;
- записи в трудовой книжке следует заверять подписью руководителя или лица, ответственного за ведение кадровой документации и печатью (при наличии).
Порядок и условия наделения полномочиями руководителей некоторых видов некоммерческих организаций
Организационно- |
Порядок наделения |
Распорядительный |
Нормативный акт, |
От имени |
Потребительские |
Избирается |
Протокол |
Статья 19 Закона РФ |
Председатель |
Некоммерческие |
В соответствии |
Протокол общего |
Статья 30 |
Председатель |
Учреждения - |
1. Избирается общим |
1. Протокол |
Часть 3 ст. 12 |
Руководитель |
Образец протокола общего собрания участников общества
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью ¦
¦ Фабрика по производству мягкой мебели "Уют" ¦
¦ ¦
¦ Протокол ¦
¦ общего собрания участников общества ¦
¦ ¦
¦ 08.10.2008 N 02¦
¦ ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ Председательствующий - Иванов И.И. ¦
¦ Секретарь - Петрова Г.П. ¦
¦ ¦
¦ Присутствовали: 8 человек (список прилагается) ¦
¦ Повестка дня: ¦
¦ Об избрании на должность генерального директора общества Крюкова¦
¦К.М., занимающего в настоящее время должность коммерческого директора¦
¦общества, в порядке перевода. Сообщение председателя Правления общества¦
¦Иванова И.И. ¦
¦ ¦
¦ 1. Слушали: ¦
¦ Иванова И.И., председателя Правления общества - "Предлагаю¦
¦рассмотреть для избрания на должность генерального директора общества¦
¦кандидатуру Крюкова Константина Михайловича, 1968 г. р., паспорт: 4501 N¦
¦654321, выдан РОВД "Ленинский" 02.02.2002, проживающего: Москва,¦
¦Ленинский проспект, д. 36, кв. 134. Крюков К.М. имеет высшее образование¦
¦(юриспруденция), обладает достаточным опытом руководящей работы. С 2002¦
¦г. по настоящее время успешно справляется с обязанностями коммерческого¦
¦директора общества. Согласно Уставу общества предлагаю избрать Крюкова¦
¦К.М. на должность генерального директора общества и оформить продолжение¦
¦трудовых отношений с ним в порядке перевода с должности коммерческого¦
¦директора". ¦
¦ ¦
¦ Выступили: ¦
¦ Проклов В.Д., участник общества - поддержал кандидатуру Крюкова К.М.,¦
¦охарактеризовал его как хорошего организатора, добросовестного работника,¦
¦успешного руководителя. ¦
¦ Белковский В.И., участник общества - подчеркнул, что хорошо знаком с¦
¦работой Крюкова К.М. в период его руководства коммерческой службой¦
¦общества, поддержал предложение об избрании Крюкова К.М. на должность¦
¦генерального директора общества. ¦
¦ ¦
¦ Постановили: ¦
¦ Избрать Крюкова К.М. (паспорт: 4501 N 654321, выдан РОВД "Ленинский"¦
¦02.02.2002), проживающего: Москва, Ленинский проспект, д. 36, кв. 134, на¦
¦должность генерального директора общества и оформить продолжение трудовых¦
¦отношений с ним в порядке перевода с должности коммерческого директора с¦
¦10.10.2008. ¦
¦ Голосование: единогласно. ¦
¦ ¦
¦ Председательствующий Подпись И.И. Иванов ¦
¦ Секретарь Подпись Г.П. Петрова ¦
¦ С протоколом ознакомлен Подпись К.М. Крюков ¦
¦ ¦
¦ 8.10.2008 ¦
¦ В дело N 06-15 ¦
¦ Подпись 10.10.2008 ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Рис. 1
Соответствующие записи в трудовой книжке делаются по общим правилам, которые закреплены для оформления приема на работу и перевода работника на другую работу, в следующих нормативных актах:
- Трудовой кодекс РФ;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (рис. 2);
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (с изм. и доп.) (рис. 3).
Внесение сведений об увольнении
Увольнение – достаточно важный процесс производства записей в трудовой, так как на основании достоверно внесённых сведений будет осуществлён приём на последующую должность в новой организации.
В случае ошибочно внесённой записи, трудовая книжка может быть признана недействительной до момента исправления ошибки. Директор может за это время потерять интересующую его должность, а вы можете стать ответчиком в судебных тяжбах.
Особенно серьёзные проблемы может повлечь ситуация, в случае отказа работодателя в приёме на работу, после увольнения в порядке перевода. Тогда запись оказывается недействительной. Поэтому не вносите подобных записей без веских на то причин.
Для того, чтобы вы издали приказ об увольнении путём перевода, директор должен вам предоставить подтверждение с нового места работы, что его действительно туда берут.
Увольнение в порядке перевода
- В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
- В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
- В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
- В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
- В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
- Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
- В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.
Условия назначения лица на должность генерального директора
Чтобы назначить определенное лицо генеральным директором, проводится несколько основных этапов:
- Созыв общего собрания, где присутствуют все акционеры ).
- Обсуждение кандидатуры и временных рамок, на которые избирается данное лицо.
- Решение о назначении гендиректора.
- Подписывается договор между работодателем (выбранным председателем) и генеральным директором.
- Издание приказа, где проговаривается то, что генеральный директор заступает на пост.
Перед проведением собрания нужно уведомить его участников об этом заранее. Далее обязательно происходит их регистрация. Если человек не прошел регистрационный этап, то он не имеет места участника голосования. Личное присутствие на акционерном собрании необязательно, так как допускается участие назначенных представителей. Полномочия данных лиц определяются специальным документом (доверенностью).
Трудовой договор составляется и заключается в соответствии с законом, где требования по данному делу касаются всех (ст. 67-68 ТК России). В договоре должны отражаться следующие аспекты:
- место работы руководителя и посещаемые места в связи с должностным положением;
- должность и ее наименование, которые должны быть обязательно в штате;
- обязанности генерального директора;
- условия трудового режима, если они не совпадают с общими.
На ознакомление данного документа отводится не более трех дней в связи с общими правилами.
После совершения этих важных процедур нужно сообщить в налоговый орган о назначении лица генеральным директором и записать информацию в Единый государственный реестр юридических лиц.
Документы, необходимые для записи в трудовую книжку
Основным документом, который требуется для того, чтобы внести запись о трудоустройстве в книжку, является соответствующий приказ руководителя организации. Для начала с новым работником заключается трудовой договор. Он и ложится в основу издания локального акта – приказа по личному составу, с указанием данных работника, должности и отдела, куда принимается.
Для того, чтобы правильно записать сведения в трудовую книжку, кадровику нужны следующие личные документы вновь принимаемого работника:
- гражданский паспорт или иной документ, удостоверяющий личность – для оформления новой трудовой книжки потребуется заполнить титульный лист, где указываются Ф.И.О. работника и дата рождения;
- документ об окончании учебного заведения – для принимаемых на работу специалистов после ВУЗов и СУЗов, запись из этого документа вносится строкой выше записи о приеме на работу;
- приказ о приеме нового работника, оформленный на основании договора и с подписью руководителя организации – для внесения его номера и даты.
В ситуации, когда на работу поступает сотрудник, имеющий трудовую книжку, но сменивший фамилию, потребуется предъявить документ-основание, например, свидетельство о заключении брака.
Отслужившим в армии и поступившим впервые на работу гражданам при оформлении трудовой книжки потребуется предъявить военный билет. Первой записью в ней будет строка со сведениями о службе.
Внесение сведений об увольнении
Увольнение – достаточно важный процесс производства записей в трудовой, так как на основании достоверно внесённых сведений будет осуществлён приём на последующую должность в новой организации.
В случае ошибочно внесённой записи, трудовая книжка может быть признана недействительной до момента исправления ошибки. Директор может за это время потерять интересующую его должность, а вы можете стать ответчиком в судебных тяжбах.
Особенно серьёзные проблемы может повлечь ситуация, в случае отказа работодателя в приёме на работу, после увольнения в порядке перевода. Тогда запись оказывается недействительной. Поэтому не вносите подобных записей без веских на то причин.
Для того, чтобы вы издали приказ об увольнении путём перевода, директор должен вам предоставить подтверждение с нового места работы, что его действительно туда берут.
Это может быть:
- копия приказа;
- удостоверенное заявление;
- уведомление о приёме на работу.
На основании этого документа и поданного вам от увольняющегося заявления, вы должны сделать приказ, а оба основания вложить в личное дело и после увольнения оставить себе. В случае непредвиденных обстоятельств вы окажетесь полностью подстрахованными и снимете с себя ответственность за произошедшее.
Если вы сделали всё надлежащим образом, но неприятный инцидент всё же произошёл, вам не останется ничего другого, кроме исправления записи. Лицо, которое не приняли на планируемую им должность, может написать вам заявление об исправлении записи, в которой причиной увольнения является инициатива директора.
Вам придётся издать приказ о том, что внесённую запись за соответствующим номером нужно считать недействительной, и внести новые сведения об увольнении по собственному желанию или по инициативе работника, со ссылкой на п.3 статьи 77 ТК РФ.
При увольнении директора по собственному желанию у него не должно возникнуть никаких проблем, независимо от формы собственности предприятия, с которого он увольняется. Трудовое законодательство РФ указывает на необходимость беспрепятственного расторжения договоров в этом случае.
Единственное условие – подать заявление за две недели до срока увольнения. Если существует необходимость рассмотреть этот вопрос на собрании учредителей – собрание должно уложиться в обозначенный двухнедельный срок.
Кто подписывает трудовую книжку при увольнении генерального директора:
- Лицо, которое подписало приказ о его назначении.
- Работник кадровой службы или лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек.
- Председатель собрания учредителей, на основании принятого решения.
- При отсутствии необходимости в собрании – он сам.
Выбор наиболее адекватного из перечисленных вариантов заключается в установленном на предприятии (в организации) порядке и наличии специалистов, отвечающих за кадровое делопроизводство.
Принимаем директора. Есть ли особенности?
Директор является наемным работником. Соответственно есть вышестоящий орган, который обладает полномочиями для назначения руководителя организации. Обычно это:
- общее собрание участников;
- собрание акционеров;
- совет директоров.
Именно собственники своим коллективным решением определяют, кто возглавит фирму. Их осуждение оформляется в виде протокола, на основании которого составляется договор с победившим кандидатом.
Свой приказ директор подписывает сам. Поэтому пишут не «принят», а «вступаю в должность».
В трудовой книжке заносится запись о назначении на должность директора.
Если в организации один собственник, и он сам является генеральным директором, то его оформление на работу почти не отличается от стандартной процедуры. С единственным исключением, директор подписывает договор с самим собой.
Некоторые считают излишним составление договора. Ведь собственник и учредитель одно и то же лицо. Трудно представить возникновение трудовых отношений в таком положение. Но трудовой договор на самом деле очень нужен:
- При его отсутствии могут возникнуть проблемы с налоговыми органами.
- Без договора директор не подлежит соц.страхованию.
На директора-учредителя трудовой кодекс распространяется в полном объеме. Прием оформляется по всем правилам.